Paweł Lenar: Prawie 400 firm, które obsługujesz to działalności gospodarcze, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, fundacje, organizacje non-profit. W imieniu osób, które zastanawiają się nad uruchomieniem swojej pierwszej działalności gospodarczej, chciałbym Cię zapytać jaką formę działalności wybrać? Jak zarządzać swoim cash flow, żeby firma nie utonęła? Większość polskich firm upada w ciągu pierwszych trzech lat…
Barbara Hadam-Toczek: W ciągu pierwszego roku.
PL: Zatem jakich błędów nie popełnić?
BH-T: Rzeczywiście jest tak, że działalności z reguły źle zaplanowane upadają w pierwszym roku. Moja podstawowa rada dla każdego, kto zastanawia się czy nie odejść z etatu i zacząć prowadzić działalność gospodarczą, to spróbować z działalnością nierejestrowaną. To świetna rzecz na początek. To taka działalność na próbę, która wiąże się z małą ewidencją. Są ograniczenia w postaci wysokości przychodu, który może sięgnąć połowy minimalnego wynagrodzenia, ale też ryzyko jest mniejsze.
PL: Pytanie czy to w ogóle ma sens, czy brać taki rodzaj działalności pod uwagę? Mamy tu limit tego, ile możemy zarobić.
BH-T: To rozwiązanie dla kogoś, kto przykładowo sprzedaję jeden produkt w miesiącu, kto dorabia. Jeżeli chcesz być prawdziwym przedsiębiorcą, takim, który już zarabia, który planuje rozwój i wzrost własnego biznesu, to trzeba pomyśleć na temat własnej działalności gospodarczej. Najłatwiej zacząć od zasad ogólnych, czyli od najprostszej formy działalności albo ryczałtu lub tzw. KPiR, czyli książki przychodów i rozchodów. Natomiast żeby w ogóle zacząć, to trzeba usiąść z kartką, długopisem i zapisać swoje koszty, nie przychody.
PL: Czyli ile muszę wydać żeby w ogóle cokolwiek zarobić?
BH-T: Tak. Zawsze mamy mnóstwo wydatków, które są przed pierwszym zarobkiem.
PL: Co to za wydatki?
BH-T: To zależy od branży, jednak jeżeli czymś handlujesz, to musisz mieć pieniądze na zakup towaru. To podstawa. Bez towaru nie zaczniesz handlu po prostu. Pytanie ile masz pieniędzy na towar? Nie może być też tak, że odłożyłeś 5 tysięcy i za tę kwotę kupujesz towar, bo jeżeli szybko go nie sprzedasz albo nie sprzedasz z odpowiednią marżą, to na dobrą sprawę możesz już tę firmę zamknąć.
PL: Ludzie za bardzo optymistycznie podchodzą do prognoz sprzedaży, marketingu i później z tego biorą się wyzwania.
BH-T: Przede wszystkim zaczynają się problemy z płynnością finansową. Najgorszą rzeczą jest moment, kiedy zaczynamy prowadzić działalność od kredytu. Nie róbmy tego. Kredyt możemy wziąć, kiedy widzimy możliwości rozwoju w szczególności w trakcie sprzedaży internetowej, kiedy mamy ogromny zbyt, a nie mamy pieniędzy na towar. Pierwszą działalność zbudujmy na bazie odłożonych pieniędzy. Nie korzystajmy jednak z tzw. kapitału na czarną godzinę, a pieniędzy odkładanych na konkretny cel. Nie wiem czy wiesz, ale jest taka zasada w biznesie, że powinniśmy mieć odłożone minimum sześciokrotność swoich miesięcznych wydatków. Jeżeli mamy taki bufor, to nie ważne czy jest to etat, czy własna firma, jesteśmy bezpieczni. Taka poduszka finansowa daje nam poczucie spokoju i zyskuje dla nas czas na pracę, szukanie nowego zajęcia czy budowanie własnego biznesu. Podsumowując pamiętajmy o początkowych kosztach prowadzenia biznesu i o tym, aby przeanalizować potencjał zarobkowy. Płynność finansową stracimy, kiedy za dużo kupimy i tego nie sprzedamy Zauważ, że ludzie często biorą przykład z otoczenia, wzorują się na nim. Nie znając realów danego biznesu decydują się na niego, bo kolega prowadzi taki sam.
PL: A prawda jest taka, że zarobek mamy po opłaceniu wszystkich kosztów…
BH-T: Nie do końca, bo zostaje nam jeszcze ZUS i podatek. Młodzi przedsiębiorcy o tym zapominają, a to są dodatkowe realne obciążenia. Dlatego każdą rozmowę z nowym przedsiębiorcą, bez względu na to, jakie ma plany, czy chce założyć duże przedsiębiorstwo czy mały biznes, zaczynam od kartki papieru, długopisu i wypisywania nawet najbardziej abstrakcyjnych kosztów, bo nigdy nie wiadomo czego na etapie planowania nie wziął pod uwagę. Papier do drukarki, pieczątka, to nie są duże koszty…
PL: …ale się kumulują.
BH-T: Tak, zauważ czasami ktoś nie bierze pod uwagę kosztów samochodu albo paliwa. Podróże kosztują, samochód się zużywa, a w przyszłości psuje. Te wydatki na etapie planowania również należy wziąć pod uwagę, to w końcu koszty związane z prowadzeniem firmy. Koszty, których nie unikniemy, musimy mieć na to pieniądze.
PL: Porozmawiajmy o zaletach własnej firmy. Jakie daje korzyści?
BH-T: Dla mnie olbrzymią zaletą jest swoboda i możliwość ustawienia budzika na 8 rano.
PL: Mówisz o możliwości wyboru i decydowania o swoim czasie?
BH-T: Dokładnie. Dzisiaj nie wyobrażam sobie powrotu na etat i ponownego wskoczenia w ramy, akceptowania faktu, że przełożony z zegarkiem w ręku sprawdza czy jestem punktualnie na stanowisku pracy. Prowadząc działalność od 2012 roku pracuję tak długo, jak chcę. Dla mnie to zaleta. Mało tego dziś interesują mnie nowe rzeczy, chociażby te, na które nie zwracałam uwagi pracując na etacie. Jest wiele rzeczy, które dzięki działalności możemy rozliczać. Jeżeli Twój biznes polega na spotkaniach z ludźmi w restauracji, to możesz wziąć fakturę za usługę gastronomiczną i wykazać to jako koszt uzyskania przychodu.
PL: Obiad wliczony w koszty związane ze spotkaniem biznesowym, co jeszcze?
BH-T: Słuchaj, jest mnóstwo takich rzeczy. Często mamy klientów z Polski, a nawet Europy. Wyjazd, który służy nam za nawiązanie relacji biznesowej, bez względu na to, czy zakończony sukcesem czy nie, może być rozliczony na takich samych zasadach. Sytuacja się powtarza, kiedy po pierwszym spotkaniu zostajemy wspólnikami i odwiedzamy go ponownie. Taka podróż to też Twój koszt, bo wyjazd jest w celach służbowych.
PL: Czy dwutygodniowy wyjazd biznesowy do Włoch albo Hiszpanii, gdzie spotykam się z potencjalnymi współpracownikami, traktujemy tak samo bez względu na wynik rozmów?
BH-T: Tak, bez względu na to czy ludzie, z którymi się spotykasz zostaną Twoimi klientami. Oczywiście decyduje o tym prawo rynku. Wracając do sena, to cały taki, celowy wyjazd, łącznie z kosztami podróży i posiłkami możesz oczywiście odliczyć od dochodu zgodnie z przepisami. Taki ruch obniża podatek do zapłaty i obniża koszty składki ZUS. Czasami początkujący przedsiębiorcy ignorują te zasady, bo myślą – nie zakładam działalności, nie płacę podatku, nie opłacam ZUS. Po co mi o tym wiedzieć i z tego korzystać. Jest jednak drugie dno. Jeżeli taka osoba, mimo wszystko prowadzi sprzedaż czy prowadzi działalność nigdzie niezarejestrowaną i nie pracuję na etacie, albo pracuje tyle o ile, a zaczyna obracać pieniędzmi, inwestuje itd., to niestety musi pamiętać, że dzisiaj urzędy skarbowe czy inne służby, będące w naszym państwie organem kontrolującym, mają możliwość weryfikacji źródła pochodzenia takich pieniędzy. Może się okazać, że zainwestujemy, np. kupimy dom lub mieszkanie, ale skąd wzięliśmy na to pieniądze, skoro zarabiamy minimalną krajową?
PL: Warto mieć wszystko udokumentowane.
BH-T: Udokumentowane dzięki działalności gospodarczej.
PL: Przejdźmy do działania. Jak założyć firmę, co musimy zrobić?
BH-T: Potrzebujesz kilkunastu minut i komputer z dostępem do internetu.
PL: Kiedy zakładałem swoją działalność musiałem odwiedzić 5 urzędów, w tym statystyczny, skarbowy, ZUS, itd.
BH-T: Dzisiaj osobiście załatwisz wszystko w urzędzie gminy lub miasta.
PL: Ale możesz też to zrobić online, prawda?
BH-T: Tak, dziś to możliwe. Zakładając swoją działalność musimy pamiętać o kilku kluczowych rzeczach. To m.in. numery PKD, które nie tylko określą to czym nasza firma będzie się zajmować, ale przy okazji mogą również determinować chociażby stawkę podatku przy ryczałcie. Jeżeli wybierzmy złe PKD, to nagle zamiast 8,5% możemy zacząć płacić 15, 17 lub nawet więcej. Jeżeli nie chcemy być VATowcem, to nie możemy świadczyć usług doradczych.
PL: Radzisz, aby na tym etapie współpracować z kimś z biura rachunkowego?
BH-T: Tak, bo wtedy nie musisz się tym zajmować osobiście. Wystarczy opisać księgowej to, czym chciałbyś, aby zajmowała się Twoja firma i otrzymasz pomoc. Na dobrą sprawę w ciągu jednego dnia możesz mieć firmę i zacząć wystawiać faktury.
PL: O czym jeszcze warto pamiętać na tym etapie?
BH-T: Kiedy zakładasz działalność musisz mieć nazwę. Jeżeli działasz w marketingu sieciowym, to imię i nazwisko w zupełności wystarczy.
PL: Od pierwszego dnia własnego biznesu zaczynamy pracować na własne nazwisko, wyrabiać markę osobistą.
BH-T: Zgadza się. Największy problem młodych przedsiębiorców, to zbyt skomplikowane lub obcojęzycznie nazwy. Wbrew pozorom, to bardziej utrudnia niż pomaga w prowadzeniu biznesu, bo po pierwsze gorzej się kojarzy, a po drugie stwarza problemy z wymową, zapamiętaniem lub przekręceniem nazwy.
PL: Czyli zamiast wymyślać nazwy, po prostu sięgnijmy po nasze imię i nazwisko, bo działalność gospodarcza to my. Ma ten sam NIP, numer identyfikacji podatkowej. Co jeszcze wziąć pod uwagę?
BH-T: Miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Statystycznie, 99,9% to nasze miejsce zamieszkania. Na podany adres będzie nam przychodziła korespondencja, więc musi to być miejsce, w którym przebywamy na co dzień. To tam również odbywają się zapowiedziane i niezapowiedziane ewentualne kontrole.
PL: Kogo kontroluje urząd?
BH-T: Zazwyczaj duże firmy. Jeżeli masz dobre biuro rachunkowe, przejrzystą księgowość, działasz zgodnie z przepisami prawa, nie musisz się niczego bać.
PL: Rzetelnie prowadzona firma to nie tylko wolna głowa od kontroli skarbowych, ale też wiarygodność kredytowa. Żeby dostać kredyt na towar, auto, nieruchomość, to potrzebujemy tzw. zdolności kredytowej, która wynika z tego, że mamy określone comiesięczne dochody.
BH-T: Legalne, możliwe do wytłumaczenia dochody, to podstawa spokojnego życia.
PL: Jakie wskazówki dałabyś osobie, która zastanawia się czy tę działalność uruchomić? Często powtarzany scenariusz, to głosy znajomych, żeby uważać bo znajomy znajomego prowadził kiedyś firmę, później zamknął i miał jakieś problemy. Co byś takiej osobie powiedziała? Czyich rad najlepiej posłuchać?
BH-T: Najlepiej osoby, która prowadzi identyczny biznes. Nie słuchajmy ludzi, którzy działają w innej branży i na inną skalę. Jeżeli działasz w network marketingu, nie słuchaj opinii ludzi prowadzących firmę transportową. Jako przedsiębiorcy macie zupełnie inne problemy do rozwiązania. Podobnie jest ze skalą. Jeżeli nie zatrudniasz ludzi, to na nic zdadzą Ci się rady prezesa korporacji z rozbudowaną strukturą pracowniczą, to zupełnie inny temat. Jeżeli natomiast jesteś w kropce i czujesz, że potrzebujesz rady, wówczas porozmawiaj z księgową. Pamiętaj, że działalność gospodarczą można równie szybko zawiesić, zamknąć, co otworzyć.
PL: Zawieszona firma, to brak kosztów i dalszego ryzyka…
BH-T: Dokładnie tak. Zawiesić możemy minimum na miesiąc, a maksymalnie na 2 lata. Nie ma też nic złego w zamknięciu firmy. Takie rzeczy się dzieją, są zupełnie normalne. Po prostu nie powidło nam się lub nasz pomysł nie wypalił. To nas nie przekreśla jako przedsiębiorców, bo z powodzeniem możemy zacząć w innej branży. Co do zaciągniętych zobowiązań, np. kredytu obrotowego, to one są nasze i tylko nasze. Należy je spłacić na spokojnie, jednak one nie zobowiązują nas do kontynuowania działalności. Firmę zamykamy, a dług spłacamy w banku. Nie ma tragedii. Zamiast na początku łapać byka za rogi radzę zawsze małą łyżeczką spróbować jak smakuje biznes. Nauczyć się go, poznać swoje możliwości, nabrać zaufania do siebie i podejmowanych decyzji. Warto zadawać pytania. Ja lubię je dostawać, bo wtedy wiem, że młody przedsiębiorca jest bardziej świadomy, wie więcej i zyskuje szanse na powodzenie. Jednoosobowa działalność to nie jest skomplikowana sprawa, wiele rzeczy da się zrozumieć już po pierwszym spotkaniu. Życzę odwagi.
PL: Jeżeli ktoś z Was, czytelników zastanawia się nad prowadzeniem działalności gospodarczej, mam nadzieję, że ta rozmowa pomoże mu w podjęciu decyzji. Działalność gospodarcza naprawdę jest dla każdego i każda osoba może się wszystkiego nauczyć, a korzyści z tym związanych jest naprawdę sporo. Dzięki Basiu za rozmowę i do zobaczenia.
BH-T: Jak zawsze było miło. Dzięki.
Twoje dane są bezpieczne, co potwierdza klauzula RODO [