Jak przygotować się do prezentacji

Każdy biznes polega na interakcji z innymi ludźmi, masz coś wartościowego do zaoferowania innym i chcesz dotrzeć z tym do jak największej liczby osób z Twojej grupy docelowej. Wiedza i umiejętność z zakresu sztuki prezetnacji mogą stać się Twoją tajną bronią w tym obszarze.

W tym odcinku podcastu odkryjesz:

• Jak inspirować i sprzedawać dzięki potędze wystąpień biznesowych
• Zaplanuj wystąpienie i wyznacz własne cele
• Dowiesz się jak przygotować treść, która przykuje uwagę uczestników
• W jaki sposób odpowiadać na pytania
• Jak wykorzystać wizualizację podczas przygotowań do wystąpienia
• Jak możesz stać się bardziej wpływowym mówcą

Transkrypt podcastu

Szósty prezydent USA John Quincy Adams powiedział kiedyś, że “Jeśli Twoje działania inspirują innych, żeby marzyć więcej, uczyć się więcej, robić więcej i stawać się kimś więcej, to jesteś liderem.”

Jednym z najlepszych sposobów na inspirowanie innych ludzi są wystąpienia publiczne i prezentacje. Istnieją różne powody dla których możesz występować publicznie. To może być wystąpienie dla Twojego zespołu, prezentacja dla obecnego lub potencjalnego klienta albo zajęcie głosu na konferencji.

Za każdym razem jest to świetna okazja do niemal osobistego kontaktu z większą grupą ludzi. Najlepsi liderzy i przywódcy jakich znamy to doskonali mówcy, potrafili docierać ze swoją ideą do serc i umysłów swoich słuchaczy.

Dobrze przygotowane wystąpienie czy prezentacja ma niesamowitą siłę oddziaływania. Jest bez wątpienia jednym z najpotężniejszych narzędzi z jakich może korzystać skuteczny lider. Dobrze przygotowany, doświadczony mówca może zmieniać sposób myślenia ludzi, może inspirować do podjęcia działania, może zachęcać do skorzystania z oferty firmy albo pokazywać inny punkt patrzenia na dany temat.

Dlatego im lepsze są Twoje umiejętności z zakresu sztuki prezentacji tym bardziej wpływowym liderem możesz się stawać. Jeśli potrafisz porywać swoimi wystąpieniami tłumy, jeśli wiesz jak wykrzesać ogień entuzjazmu wśród osób ze swojego audytorium to o wiele szybciej i łatwiej przyjdzie Ci rozwinięcie dowolnego przedsięwzięcia.

Każdy biznes polega na interakcji z innymi ludźmi, masz coś wartościowego do zaoferowania innym i chcesz dotrzeć z tym do jak największej liczby osób z Twojej grupy docelowej. Wiedza i umiejętność z zakresu sztuki prezentacji mogą stać się Twoją tajną bronią w tym obszarze.

Przeprowadzenie mistrzowskiego wystąpienia wymaga wcześniejszego starannego przygotowania. Każdy piękny, połyskujący diament jest owocem precyzyjnej i często wielogodzinnej pracy szlifierza. Dlatego jeśli Ty również chcesz podczas swojej prezentacji błyszczeć, najpierw musisz poświęci czas żeby się dobrze przygotować.

A więc przejdźmy do konkretów.

Pierwszy krok na Twojej drodze do przygotowania prezentacji to określenie stawki o jaką toczy się gra.

Co tutaj mam na myśli? Chodzi o to, że opracowanie bardzo dobrego wystąpienia wymaga sporych nakładów czasowych. Więc może warto w pierwszej kolejności zastanowić się jaka jest stawka w przypadku tego konkretnego wystąpienia do którego się przygotowujesz. Możesz to określić w skali od jeden do dziesięciu. Gdzie jeden to będzie prezentacja, która niezależnie od tego czy pójdzie Ci dobrze czy źle nie będzie miała większego wpływu na Twoją karierę czy Twój biznes. Z kolej jeśli dasz dziesięć to będzie to oznaczało, że zbliżające się wystąpienie ma dla Ciebie największy priorytet. Gdy dajesz 10 to znaczy, że być może od tego jednego wystąpienia będą zależały dalsze losy firmy. Albo od tego jak zaprezentujesz temat będzie zależała Twoja dalsza praca w danej organizacji.

Kilka lat temu pracowałem z jednym z analityków giełdowych w jednej z największych firm ubezpieczeniowych w Polsce nad przygotowaniem wystąpienia skierowanego do właścicieli oddziałów i menedżerów zespołów z całej Polski. Od wyniku tej prezentacji zależała dalsza kariera mojego klienta. Temat był trudny ponieważ dotyczył sytuacji kryzysowej i wymagał wyjaśnienia słuchaczom sposobu prowadzenia rozmowy na temat sytuacji giełdowej z klientami.

Tego typu, ważne wystąpienie wymagało skrupulatnego i wielogodzinnego przygotowania. Zainwestowaliśmy wiele godzin pracy w stworzenie planu wystąpienia, materiałów wizualnych i następnie na ćwiczenia praktyczne. Tak przygotowane i wielokrotnie przećwiczone wystąpienie okazało się dużym sukcesem mojego klienta. Czas zainwestowany w przygotowanie zwrócił się wielokrotnie w rezultatach które zostały dzięki temu osiągnięte.

Dlatego pierwszy krok który warto zrobić to określenie znaczenia i stawki o jaką toczy się wystąpienie w skali od 1 do 10. Na tej podstawie określisz ile czasu chcesz zainwestować w proces przygotowań.

Drugi krok to wyznaczenie celu wystąpienia.

Zastanów się – co chcesz osiągnąć dzięki swojej prezentacji. Do jakiego działania chcesz zachęcić słuchaczy? Jaka powinna być puenta twojej mowy? W jakim nastawieniu chcesz aby uczestnicy opuścili mury sali w której poprowadzisz spotkanie? Jaką konkretną zmianę w myśleniu, działaniu albo postrzeganiu chciałbyś dokonać dzięki swoim wysiłkom? A może celem Twojego wystąpienia będzie ostatecznie spowodowanie aby część słuchaczy dokonała zakupu jakiegoś produktu lub usługi?

To bardzo ważne pytania, ponieważ przygotowania do prezentacji zaczynamy właśnie od końca. Pamiętaj, że zawsze jest jakiś cel. Jeśli nie wiesz jaki jest cel Twojego wystąpienia, to może oznaczać, że być może w ogóle nie powinieneś zajmować głosu.

Odbiorcy Twojego wysąpienia przyjdą aby posłuchać człowieka, który wierzy w to o czym mówi. Który być może pokaże zupełnie nową koncepcję, zaprezentuje nowy sposób robienia czegoś. Dlatego tak ważne jest abyś wiedział jaki jest cel który chcesz osiągnąć.

Trzeci krok to analiza audytorium prezentacji.

Zastanów się do kogo przyjdzie Ci mówić. W jakim wieku są odbiorcy Twojej prezentacji. Z jakich środowisk pochodzą. Jakie są ich cele, plany i marzenia. Jakie są problemy Twoich odbiorców. W jakie idee wierzą a do czego podchodzą z dystansem. Do czego aspirują. Co się dla nich liczy a co nie ma żadnego znaczenia. Jak widzą swoją przyszłość za kolejne dwa, trzy czy też pięć lat. Czy mają rodziny, czy dbają o zdrowie, czy ważne są dla nich finanse.

Ten trzeci krok będzie wymagał od Ciebie nieco empatii, ponieważ musisz wczuć się sytuację osoby do której będziesz mówić. Postaraj się wejść w jej sytuację i postaraj się spojrzeć na świat jej oczami. Odpowiedz sobie na pytanie „co widzisz”.

To bardzo ważny a często pomijany krok w przygotowaniu dobrego wstąpienia.Jest jednak bardzo istotny bo w sztuce prezentacji nie chodzi o to co Ty mówisz ale o to co słyszą Twoi odbiorcy.

Powiem to raz jeszcze: W sztuce prezentacji nie chodzi o to co Ty mówisz ale o to co słyszą Twoi odbiorcy.

Informacje które docierają do Twojego odbiorcy są przez niego filtrowane. Im więcej pracy włożysz w dobre poznanie twoich odbiorców, tym łatwiej przyjdzie Ci przygotowanie materiałów które trafią prosto do ich umysłów i serc.

Czwarty krok to przygotowanie treści

Gdy masz już określone o jaką stawkę toczy się gra, kiedy wiesz już co jest celem Twojego wystąpienia i znasz dobrze odbiorców prezentacji to nadszedł czas na przygotowanie treści.

W pierwsze j kolejności zastanów się czy Twoje wystąpienie będzie wymagało posiłkowania się materiałami wizualnymi czy będziesz korzystać z flipcharta a może wystarczy po prostu wystąpienie werbalne.

W zależności od sytuacji mogą tutaj pojawić się różne odpowiedzi. Z mojego doświadczenia wynika, że prezentacji może być potrzebna przede wszystkim wtedy gdy chcesz słuchaczom coś pokazać. W takiej sytuacji slajdy czy też inne materiały wizualne powinny stać się uzupełnieniem Twojego wystąpienia. Prezentacja multimedialna ma wtedy sens gdy wnosi dodatkową wartość i dodatkową treść do tego o czym mówisz.

Natomiast jeśli prezentacja miała by tylko dublować to o czym mówisz to najlepiej z niej całkowicie zrezygnować. Najpopularniejszy błąd który jest popełniany przez wielu mówców polega na tym, że umieszczają na slajdach te same informacje, a nawet te same teksty które później mówią.

Nie ma chyba nic bardziej irytującego niż mówca który czyta ze slajdów. Jeśli tak miała by wyglądać prezentacja to chyba już lepiej odwołać spotkanie i wysłać uczestnikom na maila tę samą informację w pliku tekstowym.

Mistrzowska prezentacja to Transfer emocji. To oprócz przekazania treści również dzielenie się Twoimi emocjami, to również pokazywanie twojej postawy wobec tego o czym mówisz.

Istnieją różne sposoby opracowywania treści samej prezentacji, w zależności od rodzaju wystąpienia.

Sam ten jeden krok mógłby być tematem na kilka książek.

Istnieje natomiast pewna podstawowa, uniwersalna zasada, która może Ci się przydać zwłaszcza gdy zależy Ci na dokonaniu zmian w sposobie myślenia słuchaczy.

Zawsze zaczynaj od punktów wspólnych. Naszkicuj słowami obraz który będzie potwierdzeniem rzeczywistości widzianej oczami twojego słuchacza. Zanim zaczniesz cokolwiek proponować, cokolwiek dodawać, rozpocznij od potwierdzenia bieżącej rzeczywistości Twojego odbiorcy.

Mów o tym jak jest teraz a następnie o tym jak może być.

Powiedz o tym co twój słuchacz teraz czuje, widzi dostrzega, czego doświadcza a następnie opowiedz o tym jak sytuacja może wyglądać zupełnie inaczej jeśli coś zrobi, coś zmieni, czegoś użyje lub coś kupi.

Piąty krok to przygotowanie odpowiedzi na ewentualne pytania

Jeżeli twoje wystąpienie przewiduje możliwość zadawania pytań, to warto się do tego przygotować. Czas na zadawanie pytań najczęściej jest zarezerwowany na koniec wystąpienia. Od twoich odpowiedzi na pytania może wiele zależeć. Zwłaszcza gdy mówimy o wystąpieniach biznesowych, gdy rozmawiasz z klientem i proponujesz określone rozwiązania w postaci produktów lub usług.

Zastanów się przez chwilę i zrób listę 10 pytań które Twoim zdaniem mogą się pojawić po Twoim wystąpieniu i przygotuj sobie pisemne odpowiedzi na te pytania. Opanuj te odpowiedzi do perfekcji. Zapewni Ci to ogromną pewność siebie i sprawi, że zrobisz wrażenie osoby kompetentnej i świetnie przygotowanej. Gdy spiszesz już listę potencjalnych pytań, to być może okaże się, że jesteś w stanie przynajmniej niektóre odpowiedzi wpleść w treść prezentacji. Szczególnie warto podczas prezentacji odpowiedzieć na pytania, co do których jesteś pewien, że zostaną zadane.

Krok szósty to ćwiczenia Twojego wystąpienia.

Im więcej czasu poświęcisz na przećwiczenie Twojego wystąpienia tym lepszy efekt osiągniesz. Kilkukrotny trening Twojego wystąpienia „na sucho” da Ci pewność siebie i pozwoli na doszlifowanie wszystkich szczegółów. Idealnym sprzętem który może Ci w tym pomóc jest lustro. Dzięki skorzystaniu z lustra otrzymujesz natychmiastową informację zwrotną dotyczącą twojej gestykulacji, mimiki, całej mowy ciała. Trening z lustrem jest niezwykle efektywny bo jesteś w stanie szybko poprawiać swoje zachowanie. Podczas prób możesz ocenić mocne i słabe strony Twojej prezentacji i ewentualnie nanieść niezbędne poprawki. Dobrym pomysłem może być nagranie testowego wystąpienia przy pomocy kamery i następnie obejrzenie go aby ocenić jak wygląda to z boku.

Istnieje takie powiedzenie, że „powtarzanie jest matką umiejętności”, dlatego trening praktyczny wstąpienia jest najlepszą inwestycją Twojego czasu, przed faktycznym wystąpieniem. Z idealną sytuacją możesz mieć do czynienia gdy informację zwrotną dotyczącą Twojego wystąpienia możesz otrzymać od doświadczonego trenera. Jest to najszybszy sposób podnoszenia Twoich umiejętności na wyższy poziom.

Krok siódmy to wizualizacja.

Do planu twoich przygotowań możesz dodać jeszcze jedno ćwiczenie. Polega na wykorzystaniu potęgi wyobraźni i spowodowaniu aby pracowała ona na Twoją korzyść. Z tej metody korzysta wiele osób osiągających mistrzostwo w swoich dziedzinach. Na przykład światowej klasy sportowcy wykorzystują pracę z wizualizacją aby zaprogramować się na osiąganie jeszcze lepszych rezultatów.

A zatem jak możesz wykorzystać wizualizację w przygotowaniach do wystąpienia.

Najprostszy sposób polega na tym aby zapewnić sobie miejsce w którym możesz w ciszy i spokoju usiąść na wygodnie w fotelu, odprężyć się i zamknąć oczy. Następnie wyobrażasz sobie wystąpienie, widzisz oczami wyobraźni siebie, widzisz swoich słuchaczy. Teraz wizualizujesz sobie przebieg wystąpienia tak jak chciałbyś aby ono przebiegło, widzisz jak od pierwszego słowa przykuwasz uwagę słuchaczy, obserwujesz jak z pewnością siebie omawiasz poszczególne zagadnienia. Dostrzegasz entuzjazm w oczach słuchaczy i obserwujesz ich żywą reakcję na Twoje słowa. Następnie przechodzisz do podsumowania które kończy się realizacja celu Twojego wystąpienia.

Dobrze przeprowadzona wizualizacja programuje Cię na sukces w Twoim wystąpieniu i obniża poziom Twojego stresu. Dlatego jest to jedna z najskuteczniejszych metod które mogą być pomocne w przygotowaniach do mistrzowskiego wystąpienia.

Metoda tych siedmiu kroków którą omówiłem może być dla Ciebie pomocna podczas przygotowań do nadchodzącego wystąpienia publicznego lub prezentacji. Oczywiście ten materiał jest tylko zarysem tego tematu. Dokładne rozwinięcie całego zagadnienia wymagało by jeszcze głębszego wejścia w temat. Natomiast z pewnością ten materiał może sprawić, że Twoje kolejne wystąpienie publiczne będzie bardziej błyszczeć, będzie jeszcze lepiej dopracowane i pozwoli Ci uzyskać efekt na jakim Ci zależy.