Jak optymalnie wykorzystać swój czas?

Jeśli chcesz osiągać dobre wyniki w pracy i cieszyć się życiem osobistym musisz dobrze planować swój czas.

Zarządzanie sobą w czasie to w rzeczywistości zarządzanie własnym życiem. Od wyboru czynności, które będziesz wykonywał każdego dnia zależy Twoja przyszłość, to co uda Ci się osiągnąć.

Jest wiele metod organizowania i planowania czasu. Jedną z nich bardzo popularną jest posiadanie organizatora zadań na przykład w postaci kalendarza z rozpisanymi godzinami, gdzie zapisujemy czynności, które chcemy wykonać. Wygląda to tak, że spisujemy wszystkie zadania do wykonania i wpisujemy je do kalendarza.

Mam znajomych, w kalendarzach których każdy dzień podzielony jest na 15 minutowe bloki czasu! Metoda organizowania czasu przy pomocy kalendarza jest bardzo dobra, ale ma jedną wadę. Okazuje się, że zazwyczaj zadań do wykonania jest więcej niż mamy czasu. Jeśli na dany dzień zaplanujesz za dużo czynności, musisz się śpieszyć.

Zdarza się, że wykonanie pewnych czynności zajmuje więcej czasu niż się na nie przewidziało. Sprawy do załatwienia zaczynają się nawarstwiać. Powoduje to zdenerwowanie i ciągłą walkę z czasem. Taki styl życia nie jest przyjemny.

W 1987 roku włoski socjolog i ekonomista Vilfredo Pareto w wyniku analizy prowadzonych przez siebie badań doszedł do bardzo interesujących wniosków.Stwierdził on, że 20% obywateli Włoch jest w posiadaniu 80% majątku.

Okazało się, że ta sama zależność jest widoczna również w wielu innych dziedzinach życia. Dla nas ważny jest jeden wniosek: około 20% czynności wykonywanych każdego dnia przekłada się na mniej więcej 80% uzyskiwanych wyników.

Oznacza to, że jeśli będziesz koncentrował się na wykonywaniu tych dwudziestu procent najważniejszych czynności to pozwoli Ci to zwielokrotnić uzyskiwane rezultaty pracy.

Opracowałem metodę, dzięki której w 5 krokach można podnieść swoją wydajność w zarządzaniu sobą w czasie. Poniżej napisałem co można zrobić.

5 kroków do optymalnego wykorzystania czasu:

1. Wyznacz co jest Twoim celem, w czym chcesz się specjalizować i co daje Ci największą satysfakcję?
   
2. Zrób analizę ? jakie są kluczowe czynności, które musisz wykonywać aby osiągnąć zamierzone rezultaty?
   
3. Jaka jest jedna najważniejsza umiejętność, której opanowanie w największym stopniu pomoże Ci uzyskiwać lepsze rezultaty w pracy i codziennej aktywności?
   
4. Zapisz na papierze swoje priorytety i kluczowe czynności, których wykonanie będzie miało największy wpływ na realizację Twoich zamierzeń.
   
5. Przygotuj plan działania, pracując ze swoim osobistym kalendarzem. Wyznacz konkretne bloki czasu, godziny, w których będziesz każdego dnia wykonywał zaplanowane czynności. Pamiętaj, że 80% Twojego czasu pracy musi być przeznaczone na realizację priorytetów i naukę najważniejszej dla Ciebie umiejętności.

Główne przeszkody, które mogą się pojawić:

1. Skłonność do zwlekania. to najczęstszy problem. Zamiast zajmować się tym co jest priorytetem, co jest najważniejsze, szukamy tematów zastępczych i przesuwamy w czasie wykonanie właściwego zadania. Jeśli zaczynasz odczuwać ochotę na odłożenie na później ważnej czynności, musisz od razu zareagować i zmusić się do robienia tego co istotne.
   
2. Zniechęcenie. każdego z nas czasami to dotyka. Kiedy coś nie wychodzi, gdy czujemy się zmęczeni i sprawy nie układają się po naszej myśli, najlepszą metodą na zmianę tego stanu jest ciężka praca.
   
3. Niechciane nawyki. człowiek jest niewolnikiem swoich nawyków. Możemy mieć dobre albo złe nawyki. Złym nawykiem, który może dawać o sobie znać w trakcie dokonywania zmian w organizacji czasu jest skłonność do wykonywania mało istotnych zadań w pierwszej kolejności. Na szczęście nawyk można zmienić. Potrzebne jest tylko regularne powtarzanie pożądanych czynności, przez długi okres czasu.
   
4. Dążenie do perfekcji. to bardzo duża wada. Jeśli chcesz każdą czynność, którą wykonujesz robić idealnie, od początku do końca bez żadnych potknięć, to daleko nie zajdziesz. Prawdziwy świat nie jest idealny. Daj sobie przyzwolenie na robienie błędów i potknięcia. Zaoszczędzi to sporo stresu i pozwoli zapobiec zniechęceniu.

To już wszystko, zachęcam aby sprawdzić metodę 5 kroków w swojej codziennej aktywności.