Realizacja dowolnego ambitnego przedsięwzięcia w dużej mierze sprowadza się do rozplanowania tygodnia i trzymania się planu działań, godzina po godzinie, dzień pod dniu i miesiąc po miesiącu. Wydaje się to proste, ale wcale nie jest takie łatwe.
W tym odcinku podcastu odkryjesz:
- Od czego zacząć planowanie tygodnia
- Kiedy planować tydzień
- Jak u mnie wygląda planowanie
- Jak ustalać priorytety
- Dlaczego warto stać się architektem swojego czasu
- Jak możesz pracować mniej a osiągać więcej
Materiały o których była mowa w podcascie
Transkrypt podcastu:
Planowanie jest podstawą wszelkich osiągnięć w biznesie. Im lepszy jesteś w planowaniu, tym większy sukces osiągniesz w dłuższej perspektywie czasu. W dzisiejszym odcinku podcastu postaram skupić się na przedstawieniu kilku konkretnych wskazówek, które mogą pozwolić Ci stworzyć plan idealnego tygodnia. Takiego tygodnia, w którym jesteś produktywny, robisz to co ma dla Ciebie znaczenie i przesuwa Cię w kierunku realizacji Twoich najważniejszych planów.
Istnieje takie powiedzenie: „Możesz osiągnąć to czego chcesz, ale nie zrobisz wszystkiego co tylko zechcesz”. Dlaczego? Ponieważ nasz czas, który mamy do dyspozycji w ciągu tygodnia jest ograniczony. Mamy tylko określoną liczbę godzin i nie możemy przeznaczyć ich wszystkich na pracę. Dlatego umiejętność określenia priorytetów i skupienia się na nich, może pozwolić Ci nabrać prawdziwego rozpędu w kierunku realizacji Twoich zamierzeń.
Dobry plan tygodnia zapewnia Ci wiele korzyści. Przede wszystkim daje poczucie kontroli i kierunku nad tym dokąd zmierza Twoje życie i Twój biznes. Gdy masz przygotowany plan idealnego tygodnia czujesz wewnętrzny spokój i masz jednocześnie poczucie, że to Ty trzymasz mocno w ręku ster swojego życia. Masz większą pewność siebie i czujesz, że to na co poświęcasz czas jest krokiem w kierunku realizacji czegoś większego.
Gdy masz wypracowany nawyk starannego planowania tygodnia, to może się okazać, że w ciągu miesiąca jesteś w stanie zrobić więcej, niż inna osoba w ciagu całego półrocza.
Jak sądzisz, jaka jest przyczyna numer jeden, dla której większość ludzie nie realizuje swoich planów?
Czy jest to brak umiejętności, brak szczęścia, brak talentu? Nie, po prostu gdybyś spojrzał do kalendarza osób, które snują fantastyczne plany, ale rzadko przechodzą od pomysłu do realizacji to okaże się, że w ich kalendarzach brakuje wyznaczonych godzin na wykonanie niezbędnych działań.
Kalendarz to twoje lustro. Przewracając strony kalendarza możesz szybko sprawdzić, czy Twoje intencje pokrywają się z niezbędnymi działaniami. Plan Twojego kalendarza jasno pokazuje dokąd zmierzasz. Jest to najszybsza metoda weryfikacji Twojej życiowej postawy.
Realizacja dowolnego ambitnego przedsięwzięcia w dużej mierze sprowadza się do rozplanowania tygodnia i trzymania się planu działań, godzina po godzinie, dzień pod dniu i miesiąc po miesiącu. Wydaje się to proste, ale wcale nie jest takie łatwe.
A więc przejdźmy do konkretów. Jak najlepiej zabrać się za stworzenie Twojego planu idealnego tygodni
Myślę, że w pierwszej kolejności warto wybrać narzędzie, z którego będziesz korzystać. Klasyczny kalendarz z podziałem na dni i tygodnie sprawdza się równie dobrze, jak kalendarz elektroniczny, z którego możesz korzystać na swoim laptopie, czy telefonie. Najważniejsze, aby mieć jedno miejsce, w którym stworzysz swój plan działani
Jeśli chodzi o mnie to ja preferuję kalendarz elektroniczny, bo mam go zawsze przy sobie w telefonie i z łatwością mogę dodawać i modyfikować poszczególne wydarzenia.
Kolejna kwestia to sprawdzenie ile czasu masz do dyspozycji. Jeżeli prowadzisz własny biznes to prawdopodobnie masz pełną kontrolę nad swoim czasem, z kolei jeśli pracujesz na etacie to swoje najbardziej produktywne godziny odsprzedajesz komuś innemu. Wówczas pozostaje Ci do dyspozycji czas po godzinach i weekendy.
W kalendarzu planujemy nie tylko pracę, ale również wypoczynek, rozrywkę i czas wolny.
Opowiem może trochę, jak u mnie wygląda planowanie tygodnia. Zauważyłem, że jestem najbardziej produktywny, gdy zaczynam z wizją końca. Wystarczy, że wyobrażę sobie, że jest niedziela wieczór pod koniec kolejnego tygodnia i robię krótkie podsumowanie moich działań. Zadaję sobie wtedy pytanie, co powinno być ukończone i które projekty zamknięte, abym był zadowolony z przebiegu całego tygodnia.
Takie planowanie daje mi świadomość upływającego czasu i pozwala mi na skupienie się na tym, co faktycznie jest dla mnie najważniejsze w danej chwili.
Moja ulubiona metoda, od której zawsze zaczynam polega na zaznaczaniu w kalendarzu większych bloków czasu na pracę nad ważnymi dla mnie projektami, które niekoniecznie są w danej chwili pilne. Po prostu wycinam w danym dniu np. 2,3 albo nawet 4 godziny na pracę nad tym, co może mieć największe pozytywne konsekwencje dla pracy i życia prywatnego. Podczas takich bloków czasu staram się pracować w pełnym skupieniu. Wyciszam telefon, wyłączam powiadomienia, na komputerze, uruchamiam aplikację Freedom i pracuję na 100% nad jednym tematem. To pozwala mi każdego tygodnia robić znaczące postępy w realizacji tego, co w danej chwili jest dla mnie najważniejsze.
Żyjemy w XXI wieku, z jednej strony mamy dzisiaj największe w historii świata możliwości rozwijania dowolnego przedsięwzięcia, ale z drugiej strony wokół nas znajduje się cała masa rozpraszaczy.
Dzwoniące telefony, SMS’y, powiadomienia, portale społecznościowe i niekończący się potok informacji docierających z każdej strony potrafi bardzo skutecznie wytrącić z podążania w kierunku, który sobie obraliśmy.
Dlatego stosuję metodę bloków czasu. Inaczej nie był bym w stanie zrobić niczego znaczącego.
Podam Ci teraz jeden przykład. Kilka lat temu jednym z moich celów było napisanie książki. Wielokrotnie zabierałem się do tego zadania, ale czas mijał, a kolejne rozdziały nie powstawały.W pewnym momencie zdałem sobie sprawę z tego, że jeśli się nie zorganizuje to ta książka nigdy nie powstanie i dołączy do pomysłów, które trzymam na liście oznaczonej jako „pewnego dnia?
Wiedziałem, że stworzenie książki będzie wymagało wielu godzin skupionej pracy. To nie jest coś co zrobisz w ciągu kilku dni.
A więc co zrobiłem…
Zaznaczyłem w moim kalendarzu tygodniowym godziny, które poświęcę tylko i wyłącznie na pisanie. W zależności od dnia były to godziny od 7 rano do 9 rano, albo od 20 do 22 wieczorem. Dzięki temu udało mi się wygospodarować 10-12 godzin tygodniowo na pisanie. W ciagu miesiąca było to już 40-50 godzin nieprzerwanego pisania. W przeciągu trzech miesięcy miałem na koncie około 120 godzin spędzonych na pracy nad książką.
W zasadzie wszystkie książki, które napisałem powstały tylko dlatego, że potrafiłem wyznaczyć sobie sztywne godziny, które w każdym tygodniu przeznaczałem tylko na pracę nad książką. Oczywiście nie zawsze mi to w 100% wychodziło, ale z drugiej strony gdybym nie miał takiego planu, to wydaje mi się, że wizja stania się autorem pozostałaby tylko skurczem fantazji.
Kolejną rzeczą, która bardzo pomaga w planowaniu jest wyznaczenie głównego motywu danego dnia. Co tutaj mam na myśli. Chodzi o to, że kumulowanie zadań danego typu na jeden dzień jest bardziej produktywne niż rozbijanie ich na wiele dni. Jeśli prowadzisz na przykład spotkania z potencjalnymi klientami lub partnerami, to możesz na to przeznaczyć na przykład wtorki, środy i czwartki. Z kolei poniedziałek może być dla Ciebie dniem, który poświęcisz na organizację i telefonowanie. A piątek może być przykładowo dedykowany pracy Twórczej. Sobota i Niedziela to mogą być Twoje dni wolne, z wyjątkiem np. dwóch godzin, które poświęcisz w sobotę na planowanie tygodnia.
Oczywiście taki plan może wyglądać w Twoim przypadku zupełnie inaczej, natomiast określenie tła danego dnia tygodnia bardzo pomaga w planowaniu i efektywnej organizacji.
Następny temat, na który warto abyś zwrócił uwagę, to upewnienie się w jakich godzinach i porach dnia Twój organizm jest najbardziej wydajny i produktywny. Od tego warto uzależnić, które zadania będą realizowane o określonej porze.
Ja na przykład najbardziej kreatywny jestem wieczorem, natomiast rano najlepiej wychodzi mi praca, która wymaga logicznego myślenia i planowania.
Być może warto, abyś w swoim planie idealnego tygodnia uwzględnił Twoje preferencje związane z Twoją aktywnością dobową
Zauważyłem, że najbardziej produktywni i osiągający największe sukcesy biznesowe ludzie których znam potrafią myśleć przede wszystkim kategoriami planu pracy, a nie tyko reagują na to, co się dzieje wokół. Najpiękniejsze osiągnięcia są zazwyczaj wynikiem zrealizowania inteligentnie przygotowanego planu działania.
A teraz ciekawostka. Na pewno znasz ludzi, którzy potrafią pracować po 12 godzin dziennie. Prawda? Często są to przedsiębiorcy choć nie tylko. Zazwyczaj są to właśnie osoby, które samodzielnie planują swój czas. Dlaczego tak się dzieje. Czy faktycznie praca po 12 godzin jest dobrym rozwiązaniem?
Takie osoby najczęściej padają ofiarą tak zwanego Prawa Parkinsona.
Prawo Parkinsona mówi, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić cały czas dostępny na jej ukończenie
I faktycznie tak jest. Jeśli masz długi termin na zrobienie czegoś, zazwyczaj robisz to gdy zbliża się deadline. Sprzedawcy robią najwięcej spotkań pod koniec miesiąca, studenci uczą się w noc przed egzaminem, prezentacje w firmach powstają na kilka godzin przed spotkaniem z klientem. Tak działa Prawo Parkinsona.
I teraz zobacz, jeżeli samodzielnie planujesz swój czas i nie postawisz sobie twardych granic czasu, który chcesz poświęcić na daną rzecz, to możesz wpaść w pułapkę. Może okazać się, że poprawiasz coś w nieskończoność, że zbyt długo się zastanawiasz i zwlekasz z podjęciem decyzji. Albo siedzisz na bezproduktywnym spotkaniu przez długie godziny. Dlatego zaplanowanie sztywnych granic czasowych dla poszczególnych aktywności fundamentalne znaczenie. Musisz mieć też czas dla siebie, dla rodziny, na aktywność fizyczną i na inne tematy, które są dla Ciebie ważne.
Praca po 12 godzin dziennie na pewno nie jest rozwiązaniem i drogą do samorealizacji.
Jedno z moich ulubionych powiedzeń związanych z organizacja czasu brzmi: „Jeśli chcesz, aby coś zostało zrobione sprawnie i w terminie, to poproś kogoś kto jest naprawdę zajęty”.
Częsta sytuacja – wielu ludzi jest bardziej produktywnych gdy pracują na etacie 8 godzin dziennie i wiedzą, że po godzinach mają tylko odrobinę czasu w swoim kalendarzu. Potrafią się wtedy skupić i pracować bardzo szybko i efektywnie bo zdają sobie sprawę, że czas na wykonanie zadania jest mocno limitowany.
Natomiast te same osoby, gdy startują z prowadzeniem własnego biznesu i mają już do dyspozycji cały dzień. Nie potrafią się tak dobrze zorganizować. Tak waśnie działa Prawo Parkinsona.
Dlatego wyznaczanie krótkich terminów i twardych granic czasu wydaje się tutaj najlepszą strategią.
Jeżeli chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom, jeśli chcesz zwiększyć sprzedaż, albo stać się bardziej wpływowym liderem to zacznij od stworzenia najlepszego jaki tylko możesz planu zagospodarowania czasu, który każdego dnia przepływa Ci przez ręce. Ludzie, którzy osiągają największe sukcesy w biznesie to osoby, które potrafią najlepiej wykorzystywać swój czas. Wcale nie są najbardziej zdolni czy inteligentni, ale potrafią optymalnie korzystać z dni, które mają do dyspozycji. Są bardzo zdyscyplinowani w tym obszarze. Są bardzo skupieni na robieniu tego, co dla nich ważne.
Jest jeszcze jedna pułapka związana z organizacją czasu. Im większy sukces osiągasz, tym więcej ludzi chce skorzystać z Twojego czasu. Masz więcej propozycji, więcej osób chce się z Tobą spotkać. Czasami może być to dla Ciebie niekorzystne, zwłaszcza gdy jesteś osobą, która nie lubi odmawiać. Akceptowanie każdej propozycji może doprowadzić do sytuacji, w której Twój kalendarz tygodniowy zostanie podporządkowany agendzie innych ludzi.
Nie pozwól na to, aby ktoś inny decydował o Twoich priorytetach. Czas upływa bardzo szybko i kilka zbyt długich spotkań, czy rozmów telefonicznych może pokrzyżować realizację Twoich planów. Zwłaszcza, że sprawy, które są dla Ciebie ważne często nie są pilne. A więc przesunięcie terminów ich realizacji w Twoim kalendarzu nie spowoduje natychmiastowych negatywnych konsekwencji. Ale w dłuższej perspektywie czasu opóźni dojście do tego co dla Ciebie najważniejsze.
Z idealną sytuacją masz do czynienia wtedy, gdy w ciągu tygodnia robisz to w czym jesteś najlepszy, co lubisz robić i co dodaje Ci energii. Najlepiej, gdy możesz skupić się na tych kilku zadaniach, które zapewniają Ci satysfakcję, radość i pieniądze. Dobre zdania do realizacji to takie, których rezultaty będą miały znaczenie zarówno jutro jak i za kilka lat. Najlepsze zadania, którymi możesz się zająć to takie, których realizacja będzie miała wspaniały wpływ na całe Twoje życie.
Jeśli to tylko możliwe, to inne zadania zlecaj do realizacji innym. Pamiętaj, że zawsze gdy zgadzasz się na zrobienie czegoś, to w tym samym czasie mówisz NIE dla innej aktywności.
Rób to w co wierzysz.
Jest zbyt wielu ludzi, którzy swoje najlepsze godziny w Ciągu dnia poświęcają na robienie czegoś co nie daje im satysfakcji.
Czas ma ogromne znaczenie. Nie można go dokupić. Nie można go wykorzystać ponownie.
Są osoby, które twierdzą, że nie warto planować tygodnia, bo często zdarza się coś nieoczekiwanego. Ja natomiast uważam, że warto mieć plan idealnego tygodnia, który w sytuacji kryzysowej można zmodyfikować i dostosować do nowych warunków.
Dlatego do planowania warto podejść z pewną elastycznością. W życiu przydarzają się różne niespodziewane sytuacje i trzeba być na to gotowym, a nawet oczekiwać, że coś takiego się wydarzy.Plan tygodnia nie jest ułożony z kamienia. Warto szybko i skutecznie dostosowywać się do nowych sytuacji i nie irytować się, gdy coś pójdzie nie do końca po Twojej myśli.
Dla mnie zawsze to było dużym wyzwaniem, gdy coś szło nie po mojej myśli szybko się irytowałem. Ale doświadczenie nauczyło mnie, aby podchodzić do pojawiających się komplikacji na luzie i z odpowiednim dystansem. Zrozumiałem, że komplikacje są naturalnym etapem realizacji niemal każdego planu i należy ich wręcz oczekiwać.
Natomiast warto pamietać jedno ważne zdanie:
Jeśli nie planujesz swojego kalendarza, to bardzo szybko w Twoim życiu pojawi się ktoś, kto zaplanuje Twój kalendarz za Ciebie. Być może nie do końca będziesz z tego planu zadowolony.
Notatki do tego odcinaka podcastu oraz transkrypt znajdziesz na stronie https://pawellenar.pl/jak-zaplanowac-produktywny-tydzien/. Znajdziesz tam przykładowy szablon tygodnia w pliku w Excelu. Ten materiał pozwoli Ci zaplanować najbliższy tydzień. Jeżeli nie robiłeś tego jeszcze do tej pory, to możesz testowo zaplanować w ten sposób najbliższy miesiąc. Zobaczysz jaką zrobi to dla Ciebie różnice. Daję Ci gwarancję, że w Ciągu miesiąca zrobisz i osiągniesz więcej niż do tej pory w kilka miesięcy.
Tylko od Ciebie zależy, czy zostaniesz architektem swojego czasu. Zaplanuj tydzień, z którego będziesz dumny i który pozwoli Ci pokazać swoją unikalność i wyjątkowość. Każdy człowiek ma tyle samo czasu, różnimy się tym, co z tym czasem robimy. To działania są prawdziwym odzwierciedleniem Twoich priorytetów.
Twoje dane są bezpieczne, co potwierdza klauzula RODO [